Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Исхаков Роберт 24 мая 2017 г. 19:30  
Ссылка в Литературе исправлена Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, ВНИИДАД

Создается впечатление, что правятся не только ссылки))) В первой статье тоже поправьте. 

Михаил Романов 24 мая 2017 г. 11:24  
Обоснуйте, в связи с чем у Вас возник срок 5 лет?

Вадим, вы серьезно?

Да тут вся статья - бездумная компиляция из нескольких источников! А вы ждете ответа на серьезные вопросы.

Михаил Романов 24 мая 2017 г. 11:20  
Варианты носителей информации для обеспечения работы электронного архива

Простите, но кроме как бредом этот раздел я назвать не могу!

Вы что серьезно предлагаете использовать ДНК в качестве носителя информации??? Да это даже не технология, а просто некоторые предположения и первые опыты!!!

P.S. Вся статья оставляет ощущение "стандартного школьного реферата" - в одну кучу свалены натасканные из разных источников сведения, слабо связанные между собой и с реальностью.

У меня складывается нехорошее подозрение, что автор не только не занимался разработкой архивов длительного хранения, но даже не работал ни с одним таким. Я прав?

Вадим Майшев 24 мая 2017 г. 11:16  
Средства СЭД и операторы ЭДО позволяют обеспечить хранение и юридическую значимость ЭД сроком хранения до 5 лет. 

Обоснуйте, в связи с чем у Вас возник срок 5 лет?

От того, что закончился срок действия какого-либо сертификата, юридическая значимость документа и его сохранность не изменились! Мы всегда можем проверить действительность подписи на конкретный момент времени (да, нужно иметь подтверждение этого момента, ну и, разумеется, соответствующие средства ЭП, сертификаты УЦ и списки отзыва). 

Михаил Романов 23 мая 2017 г. 15:52  

Откровенно говоря, не очень хорошая.

Лучше уж дать ссылку на исходную статью в Wikipedia - там приведен достаточно четкий перечень различий.

Елена Питомцева 23 мая 2017 г. 13:56  
Исхаков Роберт 23 мая 2017 г. 13:42  

Во второй статье уже заметил. Есть два разных документа ВНИИДАД: "Рекомендации по комплектованию .... в архивах организации" и "Рекомендации по комплектованию ....в государственных и муниципальных архивах". У Вас они гармонично слились в один) Кстати, из первого документа: "Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются."

И еще, формат PDF/ A-1 рекомендован для хранения текстовых документов. Хотелось бы также из статьи получить ответы на вопросы: "Почему формат архивного хранения не PDF, чем эти форматы отличаются?" Как создать (конвертировать) документ в формат PDF/ A-1?


 

Вадим Майшев 22 мая 2017 г. 11:04  
Таким образом, чтобы подтвердить ЭП спустя 5 лет - нужно определить пресловутый момент подписания документа. Это возможно только с использованием штампа времени. В остальных случаях - если срок действия сертификата истёк, информация, которая в нём содержится, уже не может считаться достоверной, а документ в итоге - юридически значимым (или доказываем в суде - по каждому документу!).

Момент подписи знать надо всегда (спустя пять минут или пять лет - неважно), т.к. любой сертификат в цепочке может изменить свой статус в любое время (поэтому надо знать еще и статус в этот момент времени). Сегодня используются варианты: штамп (метка) времени от УЦ/оператора ЭДО и подтверждение оператора ЭДО.

Роман Гудков 19 мая 2017 г. 16:22  
Но, возникает вопрос, почему в статье не рассматривается создание электронного архива организации?

Все просто - это очень обширная тема - для отдельной статьи:).

Например, в п. 2.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда описаны действия, направленные на предотвращение упомянутых в статье программно-аппаратных проблем: 

 

Предпринимая надлежащие и своевременные профилактические действия, организация сможет хранить свои документы в течение длительного срока

Сможет, но есть статистика, что, например, в первый год жизни с носителей может быть не прочитано 2-5% информации, а мониторинг предлагают каждые 5 лет. Перевод в другой формат делает ЭП недостоверной. А как обеспечить юридическую значимость ЭД? Мы же храним ценные документы, один из обязательных реквизитов которых подпись. Через 5 лет истечет сертификат - подпись недействительна...

Согласно 63 -ФЗ: <Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;

4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).>

Таким образом, чтобы подтвердить ЭП спустя 5 лет - нужно определить пресловутый момент подписания документа. Это возможно только с использованием штампа времени. В остальных случаях - если срок действия сертификата истёк, информация, которая в нём содержится, уже не может считаться достоверной, а документ в итоге - юридически значимым (или доказываем в суде - по каждому документу!).

Игорь Емец 18 мая 2017 г. 17:47  

Роман,

проблема доверия к ЭД

Согласен, что эта проблема является основной в решении задачи по переходу от бумаги к ЭД.

Но, возникает вопрос, почему в статье не рассматривается создание электронного архива организации? Именно этот шаг решает проблемы, связанные с хранением документов, значимость которых, на мой взгляд, слегка преувеличена.

Например, в п. 2.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда описаны действия, направленные на предотвращение упомянутых в статье программно-аппаратных проблем: 

<В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.>

Предпринимая надлежащие и своевременные профилактические действия, организация сможет хранить свои документы в течение длительного срока.

Гузель Клабукова 18 мая 2017 г. 15:45  

Спасибо за интересную статью, данная тема является актуальной, о чем свидетельствуют запросы крупных организаций на проектирование электронных архивов.

В статье приведен немалый перечень проблем, связанных с обеспечением юридической значимости ЭД долгосрочного хранения. И складывается ощущение, что они непреодолимы. Интересно было бы узнать реальные примеры того, как эти проблемы решаются на предприятиях. И насколько сдерживающим фактором для организации электронного архива они являются.

 

 

Елена Питомцева 16 мая 2017 г. 13:40  

А вот и «Яндекс» запустил платформу «Яндекс.Коннект», обеспечивающую совместный доступ к различным облачным сервисам для совместной работы. В состав платформы «Коннект» вошли приложения «Почта» для домена, «Диск», мессенджер «Ямб», общая база документов «Вики», а также адресная книга с возможностью отражения структуры организации. 

Подробнее: http://www.cnews.ru/news/top/2017-04-25_yandeks_zapustil_konnekt_dlya_sovmestnoj_raboty

Роман Гудков 16 мая 2017 г. 13:17  
Хороший такой стимпанк получился :) В этом сценарии я вижу желание прикрутить ИИ к достаточно архаичному бизнес-процессу. 

 

Мне видится, что вместе с технологиями, а иногда и опережая их, будут меняться и коммуникации, и бизнес-процессы.

Сергей, ценное замечание! Не любой бизнес согласен меняться и продолжает работать по схеме "так исторически сложилось":)

Сергей Бушмелев 16 мая 2017 г. 08:45  
Например, на почту в организацию приходит входящий документ. Службы его захватывают, распознают и передают в СЭД. Он автоматически регистрируется. Далее срабатывает интеллектуальный механизм, который, например, в зависимости от содержания письма - сам решает куда далее по маршруту в организации пойдет документ.

Хороший такой стимпанк получился :) В этом сценарии я вижу желание прикрутить ИИ к достаточно архаичному бизнес-процессу. 

Мое представление о прогрессе несколько отличается. Это не приделывание атомного двигателя к деревянной телеге, а более глобальные и глубокие изменения.

Мне видится, что вместе с технологиями, а иногда и опережая их, будут меняться и коммуникации, и бизнес-процессы. Может быть, организация с точки зрения взаимодействия с контрагентами и даже контролирующими органами перейдет от модели "черный ящик", станет более персонализированной. И тогда не потребуется маршрутизация сообщений, пусть даже и на основе семантики.

Или изменится сама форма документа и взаимодействия, и СЭД в "классическом" (как она сформировалась в 90-е и 2000-е) тоже трансформируется в что-то другое.

Я понимаю, что зачастую заказчики сами тормозят прогресс, цепляясь за привычные бизнес-процессы и методы организации. И новые фичи и продукты так и остаются невостребованными. Но, если мы здесь хотим помечтать, то давайте мечтать о чем-то возвышенном, полностью новом :)

Роман Гудков 12 мая 2017 г. 14:53  
Управления интеллектуальной информацией - а что вы понимаете под этим определением?

Интеллектуальное управление информацией (ИУИ) заключает в себе особые интеллектуальные информационные технологии - пресловутый "искусственный интеллект" (примером могут быть боты, виртуальные собеседники и т. п.). Т. е. ИУИ - совокупность технологий, которые решают "творческие" задачи, способные принимать "решения" без необходимости наличия лица принимающего решения.

Например, на почту в организацию приходит входящий документ. Службы его захватывают, распознают и передают в СЭД. Он автоматически регистрируется. Далее срабатывает интеллектуальный механизм, который, например, в зависимости от содержания письма - сам решает куда далее по маршруту в организации пойдет документ. Если он не требует исполнения и не имеет какой-либо ценности для организации (в примере это решает интеллектуальная система) - документ уходит в дело - иначе он все-таки направляется на рассмотрение человеку. Немного фантастично, но за этим будущее. 

Юрий Зерин 12 мая 2017 г. 07:26  

Все правильно. Вопросами криптографии должны заниматься профессионалы, имеющие определенный базис. Такой базис могут предоставить только государственные структуры. Было бы еще лучше , если данные структуры предоставляли   возможность использования электронной подписи всем юридическим и физическим лицам без исключения на бесплатной основе.

Что касается рыночного использования цифровых электронных подписей, то здесь достаточное поле для внедрения ПЭП. Просто этим никто не хочет заниматься этим основательно. На простой перепродаже разработок 70-х годов далеко не уедешь. Это мое личное мнение.

Евгений Кочуров 03 мая 2017 г. 10:58  

Нетерпеливые вопросы типа: "Где результаты? и когда будут?" неизбежны. На них особо не повлияет будет задание прочитанным или не прочитанным задание. Время на обработку таких вопросов все равно надо будет потратить.

Вместе с тем, оставленные непрочитанными задания/письма, не позволяют автору здания или соисполнителям получить информацию о причине «непрочитанности» задания (ты в отпуске, в командировке, отложил, сбой системы). Автор через какое-то время позвонит, чтобы уточнить: "а все ли в порядке? дошло письмо, задание?". В итоге, к итак немаленькому основному потоку добавляется еще поток бессмысленной работы по обработке таких вопросов.

Считаю, что надо указать нетерпеливым сотрудникам, что ориентироваться надо на срок исполнения задания, а не на факт его прочтения. А от звонков с уточнением причины «непрочитанности» задания стоит избавиться, это позволит сэкономить свое время.

Василий Лукин 03 мая 2017 г. 10:07  

К вопросу о непрочитанных заданиях. 

В Directum многие оставляют задания непрочитанными для того, чтобы показать остальным участникам работ, что к заданию не приступали. Если все задания прочитанные, то будут возникать вопросы следующего типа: «Раз ты прочитал задание, значит взял в работу, где результаты? Когда будут?». Непрочитанное задание избавляет от таких вопросов. Стоит ли помечать все задания прочитанными?