Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Михаил Романов 21 августа 2017 г. 11:04  

Я нашел одно - невозможность унификации. Т.е. в отличии от монолитной (пусть и территориально распределенной) компании мы ,по сути, имеем множество схожих, но всё же разных компаний. При этом всё равно есть множество сквозных процессов (т.е. это не обычный документооборот между компаниями).

Собственно автор на это и уделил вторую часть статьи. Но получилось и правда неотличимо от обычного внедрения.

Андрей Миронов 21 августа 2017 г. 09:55  
Особенности сквозных процессов и документоборота в холдингах

К сожалению не нашел этих самых особенностей. В заключении статьи написаны те же самые цели/задачи, которые решаются при внедрении ECM, не важно холдинг это или обыкновенная организация. 

ИМХО Либо, действительно, таких особенностей нет (в чем я сомневаюсь), либо тема не раскрыта.

Михаил Романов 09 августа 2017 г. 10:47  
А что думаете вы?

Что если в тексте есть упоминание AIIM и/или Манчини, статью читать не стоит - будет переливание из пустого в порожнее или невнятный опрос на абсолютно неактуальную тему.

Это несколько утрированное впечатление от деятельности AIIM в последние годы (хотя я сужу по статьям на EJ - может быть просто для перевода выбирают неудачные).

Андрей Миронов 09 августа 2017 г. 10:13  

Люблю такие исследования - обо всем и ни о чем.

- Гугл, box и прочие наступают на пятки ecm? - само собой эти крупные компании будут развиваться и пробовать себя и свои решения в новых направления. 

- "Расчет наиболее результативных шагов в рамках бизнес-процессов" - по моему этим занимается другой класс систем.

- "Это больше связано с интеллектуальным взаимодействием между командами и проектами и внедрением таких вещей, как аналитика, чтобы продемонстрировать, какой контент необходим, а кто эксперт по данным вопросам. Вот тут-то и происходит инновация" - вот тут тонкая грань, с одной стороны появляются системы управления проектами, с другой - управления знаниями. И в одном и другом классе систем уже есть свои механизмы по командной работе и аналитике, зачем сюда приплетать ECM мне так же непонятно.

А что думаете вы?

Андрей Миронов 09 августа 2017 г. 10:15  
Далее срабатывает интеллектуальный механизм, который, например, в зависимости от содержания письма - сам решает куда далее по маршруту в организации пойдет документ

Это сильно бы ускорила процесс отработки документов, но кто будет отвечать за то, что маршрут будет выбран неправильный или письмо не попадет к нужному человеку?

Вадим Майшев 08 августа 2017 г. 11:16  
Подпись в облаке является КЭП или нет?

Надо разделить нечто под названием "Подпись в облаке" на сущности. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) формируется "под документом" в системе электронного документооборота (СЭД) с использованием сертифицированного средства электронной подписи (СЭП), в которое автор помещает свой криптоключ, на который у него есть квалифицированный сертификат (выданный аккредитованным УЦ). 

Когда формируется КЭП стандартным образом, то у автора есть локальный доступ к документу в СЭД, СЭП и своему криптоключу.

Когда говорят про облачную подпись, то у автора нет ничего, т.к. документ в СЭД, СЭП, и даже криптоключ, хранятся "где-то в облаке" у оператора (а УЦ этого оператора выдал квалисерт), кроме реквизитов для авторизованного доступа к криптоключу. Вопросы для выбора решения: действительно ли СЭП в  облаке сертифицировано для таких условий применения, лежит ли криптоключ именно в этом СЭП (а не рядом с ним), только ли автор владеет "реквизитами доступа" к его криптоключу, с помощью каких средств автор может безопасно дистанционно предъявить эти "реквизиты доступа" оператору, могут ли СЭД других операторов использовать СЭП/криптоключ автора у этого оператора.

По КЭП определить ее локальность или облачность малореально.

Елена Юханова 07 августа 2017 г. 16:24  

Спасибо за ответ.

А требования Приказа ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796 "Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра" могут быть применимы к подписи в облаке в частности такие как:

1.    При создании электронной подписи средства электронной подписи должны показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает (п. 1 ч. 2 ст. 12 Закона и п. 8 Требований).

2.    Средство ЭП должно проводить аутентификацию субъектов доступа (лиц, процессов) к этому средству (п. 25 Требований).

Эти требованяи могут быть соблюдены при удаленном (сетевом) взаимодействии лица, подписывающего электронный документ, со средством ЭП?

Непонятно, над чем работает ФСБ сейчас? какие изменения планируют?

Ульяна Коровкина 07 августа 2017 г. 16:08  
Подпись в облаке является КЭП или нет?

Добрый день, Елена! Да, такие подписи являются квалифицированными, так как все требования Федерального закона "Об электронной подписи" для них соблюдены.

Елена Юханова 07 августа 2017 г. 12:29  

Достаточно много удостоверяющих центров уже сейчас заявляют, что  ЭП в облаке является квалифицированной. При этом уд.центры аккредитованы и имеют лицензию ФСБ.

Подпись в облаке является КЭП или нет?

Роман Гудков 10 июля 2017 г. 07:38  

Николай Фещенко спрашивает

"...другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде (товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.д.)"

Трудовой договор в электронном виде только для дистанционных работников. О каком "первоначальном" оформлении в эможет идти речь,

Ответ:

 Под первоначальным оформлением в электронном виде конечно же подразумеваем создание проекта документа. Никто не запрещает предварительно согласовать, ознакомиться с таким документом в электронном виде - например, в той же СЭД. Так его проще пересылать, указывать свои замечания к документу. Окончательный - согласованный сторонами - трудовой договор печатается и подписывается.

Таким образом, минимизируем возможные доработки и исправления в бумажном документе.

Николай Снегирев 03 июля 2017 г. 15:52  

Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 № 435-ст откладывает на год вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный ГОСТ вступает в силу с 1 июля 2018 г.

До этой даты будет применяться старый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Михаил Романов 03 июля 2017 г. 14:57  
примерно треть организаций работает с четырьмя и более поставщиками облачных решений. С чем же это связано?

А еще это может быть связано с банальным бардаком или просто отсутствием единого решения в рамках всей компании.

И никакое "мультиоблако" им не нужно - просто потому, что большинство решений в рамках отделов или целых line of business абсолютно никак между собой не связаны.

Ну а приведение в качестве аргумента Google, у которого облачный бизнес не виден и в микроскоп, и который знаменит тем, что массово скупает, а потом закрывает продукты и компании - это, конечно, сильно.

Екатерина Бредова 03 июля 2017 г. 10:23  

Многие компании, особенно небольшие, существуют по принципу "Работает? Тогда лучше ничего не трогать"  Какой электронный документооборот? Какой обмен? Это же повлечет за собой нововведения, к которым многие оказываются не готовы.

Как выглядит среднестатистический бухгалтер? Женщина в возрасте, которая знает свою работу от и до, которая привыкла к определенному порядку действий, и для которой новая программа - это крах системы. Какие кнопочки? Куда нажимать? Я лучше буду делать все, как раньше, работает же. Это я вам как внедренец со стажем говорю:)

Ну и конечно для всех этих нововведений нужен человек, а может и целый штат ит-специалистов, которые смогут оказать методологическую и техническую поддержку. А такие, как показывает практика, есть далеко не во всех компаниях.

И действительно, менталитет у нас такой, что пока законодательно не обяжут, то по собственной инициативе прибегать к новинкам будут лишь немногие.

Сергей Бушмелев 27 июня 2017 г. 09:28  
Структуру законотворчества привести в логичный вид! Для этого нужно структуру государства привести в логичный вид, а для этого нужно принять методологию организации государства, предприятия, себя самого!

Мудрое замечание! Очень изящный комментарий, спасибо за доставленное удовольствие от прочтения :)

Анастасия Щепина 29 июня 2017 г. 16:31  
Анастасия, все таки что такое служебные документы? Отчеты о доставке и прочтении?

Андрей, спасибо за вопрос. Да, в целом всё верно. В соответствии с Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н в процессе обмена, кроме самого счета-фактуры, выделяются и вспомогательные формализованные документы, такие как:

- подтверждение о дате получения счета-фактуры оператором от продавца, в котором содержится дата выставления;

- подтверждение о дате отправки счета-фактуры оператором покупателю, в котором содержится дата получения;

- извещение о получении покупателем счета-фактуры, которая говорит о том, что документ точно дошел до получателя;

- уведомление об уточнении счета-фактуры, которое отправляется продавцом в случае, если в счет-фактуре обнаружены ошибки;

и еще несколько других подвидов служебных документов.

Все они позволяют подтвердить факт о произошедшем с документом событии.

По аналогии с этим и для обмена неформализованными документами оператором могут быть использованы служебные документы. Например, в сервисе Synerdocs используется извещение о получении документа, чтобы отправитель могу удостовериться в том, что документ дошел до адресата и он его увидел.