Наверх

Как СЭД в разы упрощает согласование договоров

Время чтения: 11 минут
19
Как СЭД в разы упрощает согласование договоров

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание всех сопутствующих документов

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участники параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документов сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившего замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы, как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом, как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Источник: CNews

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 19

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании
Звучит красиво, на практике плохо. Это ИТ-шный взгляд на согласование - все должно рассчитываться, максимально автоматизировано, по регламенту. Я проповедую подход под названием live process, отличается от business process тем, что отражает реальные "живые" процессы, а не те, которые видят и моделируют аналитики взглядом "сверху" или "как правильно". Жизнь имеет множество нюансов, например, мне нужно быстро согласовать договор, по которому высшим руководством уже принято положительное решение. Эта матрица визирования будет только мешать.
Приведу пример. В далеком прошлом когда я был еще неопытным с "правильным" (как я тогда думал) ИТ-шным взглядом на автоматизацию, у меня был проект в одной дочке Газпрома. И я очень хорошо помню тот момент, когда наша "правильная" система согласования заставила руководителя этой дочки ждать полчаса в дверях (а он опаздывал на совещание к Миллеру) пока наш "правильный" процесс согласования исходящего письма сможет завершиться и ему смогут поставить исходящий номер на письмо.
При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно

С чего это последовательно? Разве по почте нельзя всем одновременно отправить??? В почте другая проблема - плодится много копий документа и потом все сложней разобраться в том, какая из них актуальная.

После создания договора в подразделении инициатора

Здесь все не так просто. Договоры чаще создаются либо в договорном отделе, либо у юристов. Подразделение инициатора обычно создает только типовые договоры, а это достаточно частный случай.

Уже начав писать очередное замечание к статье я понял, что это скорей описание конкретного проекта, в котором запущено согласование договоров. Уверен, что Паша сделал этот проект на 5+. Поэтому оставляю критику, но за статью ставлю только 4, т.к. не стоит реалии одного проекта преподносить как универсальное решение.

Андрей Подкин 6 февраля 2014
В почте другая проблема - плодится много копий документа и потом все сложней разобраться в том, какая из них актуальная.
Александр, вы уже не в первый раз пытаетесь ввести аудиторию в заблуждение. Зачем? Разумеется, сделать так, чтобы по почте не плодилось копий, ничуть не сложнее, чем сделать так, чтобы плодились.

Андрей, если б было так все просто, то никакие организации бы не искали альтернатив почте. А их ищут, находят и используют.

Виктор Золотов 7 февраля 2014
Андрей, если б было так все просто, то никакие организации бы не искали альтернатив почте. А их ищут, находят и используют.

Не аргумент. Прямо логических крах ).

  1. "Никакие не ищут", подразумевает что ищут лишь некоторые. В данной коннотации меньшая часть т.е.
  2. Те кто ищут, не факт, что ищут по этой причине.
  3. Те кто таки нашли, не факт, что решили искомую задачу.

А если серьезно. то почему реально "ищут" у нас? Почитайте комментарии Александра... И все станет ясно, для некоторых...

"Я проповедую подход", "нужно быстро согласовать договор, по которому высшим руководством уже принято положительное решение", "смогут поставить исходящий номер", "договоры чаще создаются либо в договорном отделе, либо у юристов".

Это же прямо гимн канцелярии в российском исполнении (где все уникальное)... Канцелярии, которая очень мало сочетается с производительностью труда. Просто такая ментальность. А не копии из пугают. 

Подробнее:http://ecm-journal.ru/docs/Kak-SEhD-v-razy-uproshhaet-soglasovanie-dogovorov.aspx#comments 
Подробнее:http://ecm-journal.ru/docs/Kak-SEhD-v-razy-uproshhaet-soglasovanie-dogovorov.aspx#comments 

Андрей Подкин 7 февраля 2014
Андрей, если б было так все просто, то никакие организации бы не искали альтернатив почте. А их ищут, находят и используют.

Да, Лена, я прекрасно понимаю, что работать плохо и неэффективно значительно легче, чем хорошо и эффективно. Но мне почему-то думается, что ECM-Journal не самое лучше место для пропаганды непрофессионализма.

Конкретно по почте - и я и Миша Романов уже неоднократно писали варианты решений, которые по сложности ничуть не превышают "традиционную" схему Александра. 

Виктор Золотов 7 февраля 2014
ECM-Journal не самое лучше место для пропаганды непрофессионализма

А как профессионализм коррелирует с эффективностью в наших реалиях?

Возьмем упомянутого человека из Газпромовской дочки, которого ожидал. страшно сказать, САМ МИЛЛЕР. Я думаю что и этот человек, и его коллеги и его руководство уверены, что он профессионален. Никому не интересно, чего это он косяки подпирает ожидая какого-то нелепого номера. Он же работает, елки...

Вывод: EJ - отличное место для пропаганды профессионализма. С эффективностью похуже. Но это не вина EJ в отдельности...

Андрей Подкин 7 февраля 2014
Я думаю что и этот человек, и его коллеги и его руководство уверены, что он профессионален.

А человек, который ставил ему бизнес-процессы?

Я про то, что здесь вроде как надо делиться идеями "как сделать хорошо" и "как бывает хорошо", а не пропагандировать худшие бизнес-практики (например, бессмысленное размножение копий документов).

Андрей, хорошая идея собрать свои комментарии в отдельный материал и опубликовать его, пополнив свой авторский багаж - тогда и повторять не нужно будет, а только ссылаться. И можно будет включить в раздел на портале "Основы ECM" для новичков и рекомендовать всем.

Виктор Золотов 7 февраля 2014
а не пропагандировать худшие бизнес-практики

Я то согласен. Осталось ввести критерии качества этих практик. Что не реально.

Главным критерием в кап. странах вроде как производительность труда считается, но тут это не ахти какой критерий. Но не будем не по теме... 

Александр, вы уже не в первый раз пытаетесь ввести аудиторию в заблуждение. Зачем? Разумеется, сделать так, чтобы по почте не плодилось копий, ничуть не сложнее, чем сделать так, чтобы плодились

Вот вы создаете новое письмо, прикладываете к нему документ (не ссылку, а именно файл(!!!), как делают 99% пользователей почты), то он придет каждому из получателей в виде отдельной копии.

Я не подвергаю сомнению то, что Вы знаете как сделать так, чтобы эти копии не создавались. Поэтому думаю, что никто из нас никого не вводит в заблуждение. Возможно я неясно выразился в том что подразумеваю под почтой (электронной).

"Я проповедую подход", "нужно быстро согласовать договор, по которому высшим руководством уже принято положительное решение", "смогут поставить исходящий номер", "договоры чаще создаются либо в договорном отделе, либо у юристов". Это же прямо гимн канцелярии в российском исполнении (где все уникальное)... Канцелярии, которая очень мало сочетается с производительностью труда.

То ли это фраза в стиле "желтой прессы" (что на Вас не похоже), то ли я просто не понял где в моих фразах связь с Канцелярией и с низкой производительностью труда???

Андрей Подкин 17 февраля 2014
Вот вы создаете новое письмо, прикладываете к нему документ (не ссылку, а именно файл(!!!), как делают 99% пользователей почты), то он придет каждому из получателей в виде отдельной копии.

Вот вы создаете новое письмо, прикладываете к нему документ (не ссылку, а именно файл(!!!), как делают 99% пользователей почты), то он придет каждому из получателей в виде отдельной копии.
Вот это я и называю плохой практикой. И я так не делаю. Я использую Google Apps for Domain. И мне и моим коллегам на порядок сложнее вложить в письмо копию документа. Многие даже не знают как это сделать. И, разумеется, Google не единственный вендор, в решениях которого физически тяжело плодить документы.
Сергей Бушмелев 17 февраля 2014

Поддержу Андрея. Использую Google Apps, если документ был там создан. Вообще, документы, которые планируется обсудить (а не формально согласовать в канцелярском смысле слова), создаю там. Встроенный механизм примечаний позволяет вести плодотворную дискуссию в документе. В некоторых случаях использую Dropbox или SkyDrive. Ссылку на документ могу кинуть в Линк, Скайп, треккер или отправить электронной почтой. Поскольку это "продуктивный" контент, а не ОРД или проекты официальных документов, то жесткого маршрута нет, как и "официального" транспорта. Использую то, что кажется удобным и прозрачным в данной ситуации.

Думаю, что организацией информационных потоков в организации и популяризацией рациональных методов работы с ней должны заниматься "information workers". Это такие "гики с человеческим лицом", люди, знающие инструменты работы с информацией, и способные организовать работу с ней. Или поставить задачу подрядчику. Инструментов, и платных и условно-бесплатных, много. Полагаю, что Андрей - один из таких information workers, с опытом взаимодействия с ECM-системами. То, что он пользователь, а не представитель вендора или интегратора, позволяет ему строить управление информацией так, как он считает оптимально, а не с обязательным применением определенных (продвигаемых) продуктов :)

Виктор Золотов 17 февраля 2014
То ли это фраза в стиле "желтой прессы" (что на Вас не похоже), то ли я просто не понял где в моих фразах связь с Канцелярией и с низкой производительностью труда???

Это накипело на той неделе просто ). В тексте не было, конечно, связи канцелярии с производительностью труда.

Я просто сторонник того мнения, что "канцелярия", как культурное явление, - это в целом неэффективная практика в современных условиях.

И раз уж заявлена тема "Как СЭД в разы упрощает согласование договоров", то мне представляется, что отказ от канцелярии в процессе как раз приведет к "упрощению". Потому даже намек на "Канцелярию" меня расстроил ).

Но теперь мне полегчало.

Елена Питомцева 18 февраля 2014

На партнерском форуме разговаривала с двумя руководителями крупных внедряющих компаний. Что интересно, у них было абсолютно противоположное мнение.

Один говорил, что клиенты (именно во множественном числе) требуют чем жестче согласование - тем лучше и двигаются в сторону максимально подробного описания и фиксации процессов.

А другой говорил, что клиенты уже готовы отказываться от жестких согласований и переходить на collaboration. Так что пока есть два сценария и каждому находится свое применение и свой клиент. И есть специалисты в одном и в другом.

На партнерском форуме разговаривала с двумя руководителями крупных внедряющих компаний. Что интересно, у них было абсолютно противоположное мнение. Один говорил, что клиенты (именно во множественном числе) требуют чем жестче согласование - тем лучше и двигаются в сторону максимально подробного описания и фиксации процессов.

Елена, клиенты зачастую не понимают преимущества или недостатки того или иного подхода. Как раз наша задача как экспертов объяснять им. У клиентов всегда есть разумное (для них) объяснение своей позиции. Опытные внедренцы (а это не обязательно крупные компании) имеют свою позицию и умеют ее доносить до заказчика.

Максимально подробное описание и фиксация процессов - ошибка многих новичков среди внедренцев (замечу, что заказчики почти всегда новички). Это делает систему "не живой", любая модификация процесса очень сложна и длительна, очень высокие накладные расходы на поддержание в актуальном состоянии всех этих регламентов и справочников для автоматического расчета маршрута.

PS. collaboration немного из другой оперы, хоть и частично применимо. Если мне нужно согласовать договор, то каждое из согласующих подразделений зачастую свою тему смотрит. Например, юристы и финансисты - какая у них коллаборация?
Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь