«У страха глаза велики»: так ли страшно применение ЭДО в страховой деятельности?

Ульяна Коровкина, Synerdocs

Застраховать можно здоровье, жизнь, имущество; субъекты предпринимательской деятельности могут застраховать свою ответственность, имущественные интересы, связанные с риском возникновения убытков и т.д.. Распространение услуг страхования, в свою очередь, влечет за собой увеличение количества потенциальных страхователей и страховых агентов, и тогда у страховых компаний встает вопрос оптимизации взаимодействия с ними.

Именно о том, какие возможности и преимущества может предложить страховым компаниям, агентам и страхователям применение ЭДО в страховой деятельности пойдет речь в нашей статье.

Взаимодействие страховщика и страхователя

Наряду с Конституцией РФ и Гражданским законодательством страховая деятельность в России регулируется Законом РФ от 27.11.1992 года №4015-1 «Об организации страхового дела в РФ» (далее – Закон). Нужно отметить, что Закон содержит отдельную статью 6.1, посвященную особенностям обмена информацией в электронной форме между страхователем и страховщиком, чего нельзя сказать о регулировании взаимодействия страховщика и страхового агента.

Так, статьей 6.1 Закона предусмотрена возможность страхователя, застрахованного лица или выгодоприобретателя создавать и отправлять страховщику информацию для заключения договора страхования (уведомления о наступлении страхового случая, получения страховой выплаты) в электронной форме с помощью официального сайта страховщика в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

В целом статьей 6.1 Закона довольно полно и ясно урегулированы возможность и порядок взаимодействия страховщика и страхователя (застрахованного или выгодоприобретателя) в электронном форме. При этом в части 5 указанной статьи говорится, что деятельность страховых агентов и страховых брокеров по оказанию услуг, связанных с заключением договоров страхования в виде электронных документов в соответствии с настоящей статьей, не допускается. То есть рассмотренная нами статья применяется только при взаимодействии в электронной форме страховщика и страхователя.

А в каких случаях будет возможно использование ЭДО страховыми агентами?

Взаимодействие страховой компании и страховых агентов

Статья 8 Закона содержит определение деятельности страхового агента, под которой понимается деятельность, осуществляемая в интересах страховщиков или страхователей и связанная с оказанием им услуг по подбору страхователя и/или страховщика (перестраховщика), условий страхования (перестрахования), оформлению, заключению и сопровождению договора страхования (перестрахования), внесению в него изменений, оформлению документов при урегулировании требований о страховой выплате, взаимодействию со страховщиком (перестраховщиком), осуществлению консультационной деятельности. Если говорить проще, то страховой агент занимается продвижением услуг, предоставляемых страховой компанией.

Между страховыми агентами и страховыми компаниями заключается агентский договор, содержащий все согласованные сторонами существенные условия взаимодействия: характер поручаемой агенту работы, размер вознаграждения агента, сроки и порядок предоставления агентского отчета и другое.

Согласно статье 8 Закона, контроль за деятельностью страховых агентов осуществляет страховщик, в том числе путем проведения проверок их деятельности и предоставляемой ими отчетности об обеспечении сохранности и использовании бланков страховых полисов, сертификатов, об обеспечении сохранности денежных средств, полученных от страхователей, и исполнения иных полномочий.

По итогам выполненной работы агентом составляется агентский отчет, который направляется страховой компании на проверку.

Таким образом, во взаимодействии страховой компании и страховых агентов обозначилась некоторая цепочка документооборота. Именно ее и можно перевести в электронную форму при помощи использования электронных документов, подписываемых электронной подписью.

Не нужно недооценивать юридические значимость и силу электронных документов, подписанных электронной подписью (об этом мы говорили ранее в статьях: Бумага или двоичный код. Испытание на прочность, Что нужно знать юристу про ЭДО?). Так, согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная, например, усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Одним из принципов гражданского законодательства РФ практики часто называют: «разрешено все то, что не запрещено». И, поскольку, запрета использования электронного документооборота в страховой деятельности не содержится, то его в полной мере можно использовать при взаимодействии страховой компании и страховых агентов. Давайте рассмотрим этот вопрос подробнее.

Запуск процесса

Для начала взаимодействия страховой компании необходимо оснастить рабочие места специальным ПО, а для ответственных сотрудников приобрести сертификат электронной подписи (далее – ЭП). Собственно, страховой агент должен сделать то же самое.

Нужно сразу оговорить, что из трех видов электронной подписи: простая ЭП, усиленная неквалифицированная ЭП и усиленная квалифицированная ЭП, компании по своему выбору могут использовать любую. Но, напомним, что при использовании простой и неквалифицированной ЭП сторонам необходимо заключить соглашение и обговорить условия признания электронных документов, подписанных этими ЭП равнозначными документам, подписанными собственноручно (можно указать это в агентском договоре или в отдельном соглашении).

Также необходимо избрать наиболее удобный способ обмена электронными документами. В случае, если в электронном документообороте подразумевается небольшое количество используемых документов, то можно наладить обмен с помощью электронной почты.

Если же количество документов, подлежащих к переводу в электронную форму, большое, то лучшим вариантом организации обмена будет выбор оператора, предоставляющего услуги по обмену электронными документами (далее – Оператор ЭДО). В чем его преимущества:

●    удобство при работе с большим количеством страховых агентов;

●    помощь в настройке рабочих мест, обучении сотрудников правильной работе с электронными документами;

●    большая часть работ выполняется Оператором ЭДО;

●    Оператор ЭДО может помочь оптимизировать некоторые бизнес-процессы страховой компании, минусы которых не были заметны до перехода на электронный документооборот.

После того, как стороны определились с вариантом обмена электронными документами и видом используемых ЭП можно переходить, непосредственно, к обмену документами в электронной форме.

При этом стоит отметить, что для страхового агента (особенно в случае, если он является моноагентом) наиболее доступным вариантом для обмена электронными документами является электронная почта. Сразу стоит уточнить, что в случае оплаты трафика страховой компанией, агент не понесет никаких дополнительных расходов.

Возможно, стороны придут к смешанному варианту работы, применяя и электронную почту, и сервис Оператора ЭДО (специалисты Оператора ЭДО, согласно своей компетенции, предложат наиболее удобный вариант работы, учитывая существующие в компании особенности).

* * *

Таким образом, применение электронного документооборота при взаимодействии страховой компании и страховых агентов не только возможно, но и представляется наиболее удобным вариантом их работы.  

Источник: Synerdocs