Электронный архив в госорганах: внедрить нельзя оставить бумагу. Поставим запятую в правильном месте

ЦХЭД — это система, которая позиционирует себя как набор типовых решений для автоматизации процессов архивного дела, и призвана отменить обязательную печать электронных документов, направляемых в Государственный архив. Но остается ряд задач по организации электронного долговременного архива в госорганах и органах местного самоуправления. Основные — какие архивные процессы реализованы в этой системе и какая интеграция с ней возможна. Кроме того, не закрыт вопрос с нормативной базой.

В этой статье постараюсь разложить всё по полочкам:

• что представляют собой основные стоп-факторы внедрения электронного архива;
• какие НПА-источники следует использовать при организации электронного архива;
• какие варианты архитектуры долговременного архива могут существовать в организации;
• зачем нужно интегрироваться с ЦХЭД.

Статья будет полезна сотрудникам, связанным с темой долговременного архива: делопроизводителям, архивариусам, руководителям ИТ-служб и информационных ведомств, которые хотят внедрять электронный архив. В конце представлен подробный чек-лист для госсектора: «11 шагов к успешному внедрению электронного архива».

Немного терминологии

ГИС платформа ЦХЭД — Государственная информационная система, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.

ЭАД — электронный архивный документ.

СЭД — система электронного документооборота.

СХЭД — система хранения электронных документов.

МЭДО — межведомственная система электронного взаимодействия.

ГАС — глобальный адресный справочник для работы по МЭДО.

ЭП — электронная подпись

ДМН — отметка по документу, расшифровывается «До минования надобности».

ЭПК — отметка по документу, расшифровывается «Экспертно-проверочная комиссия».

4 стоп-фактора при организации СХЭД и пути их преодоления

Уже сейчас госорганы и органы местного самоуправления могут внедрить электронный архив «под ключ», но не спешат это делать. На то есть причины:

1. Прежде чем внедрить электронный архив, требуется поэтапное изменение нормативной базы и регламентных работ на всех уровнях власти, а это длительная процедура.
2. Важно сформировать базу электронных документов для передачи в архив. До сих пор многие организации работают только на бумаге либо используют СЭД в качестве учетной системы для бумажного делопроизводства, т. е. в СЭД не хранятся оригиналы документов.
3. От внедрения долговременного электронного архива останавливает и отсутствие подробной информации в открытых источниках. Нужно понимать, чем отличаются СХЭД и ЦХЭД. В какой момент должны передаваться электронные документы в ЦХЭД, и в каком виде они будут храниться. А можно будет использовать ЭАД в период хранения? Как быть с ЭП на электронных документах?
4. Организации понимают масштаб работ и могут быть не готовы к внедрению решения на текущем этапе жизненного цикла СЭД.

Но есть и позитивные тенденции.

1. Пополняется нормативная база по электронному архиву на федеральном уровне.
2. Обязательный переход на взаимодействие по МЭДО в формате 2.7.1 и ввод справочника ГАС дали толчок развитию СЭД госорганов. А значит, вся официальная переписка переходит в электронный формат и оригиналы документов хранятся только в СЭД. Поэтому не за горами дальнейшая цифровизация процессов — кадрового делопроизводства, согласования НПА, совещаний, проектной и договорной деятельности, а вместе с этим и рост потребности в электронном архиве.
3. В сети Интернет появляется всё больше информации по организации работы с ЭАД.

Нормативная база

С чего начать переход с бумажного архива на электронный? С актуализации инструкции по делопроизводству — документа организации, в котором закреплена информация по оформлению документов, срокам работы по регистрации и исполнению документа, а также порядку списания документов в архив.

Важно отметить, что ввести инструкцию в действие возможно после внедрения СХЭД. До этого нужно подготовить проект новой инструкции как основу для требований, которые будут учтены в техническом задании на внедрение долговременного архива.

При актуализации инструкции необходимо учесть общероссийскую нормативно-правовую базу. Здесь не должно возникнуть сложностей, так как к электронным документам применяются те же правила, что и к бумажным.

Основные НПА и ГОСТы по теме архивного дела:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». В законе прописана возможность создания, подписания и хранения кадровых документов в электронном виде;
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам электронных документов в архивах государственных органов» (в приказе дано понятие СХЭД);
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Рассматривается законопроект № 1173189-7, который касается изменений в Федеральном законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно законопроекту электронные документы, являющиеся копией документов на бумажном носителе, станут обладать равнозначной юридической силой. Право конвертировать документы в электронный формат и хранить их можно будет передавать третьему лицу с соответствующей лицензией.

Ориентируясь на указанную законодательную базу, выделю важные аспекты. Рекомендую учесть их при подготовке проекта новой инструкции:

• определите перечень архивных документов в организации, в том числе электронных документов, которые хранятся только на цифровом носителе;
• определите срок хранения электронных документов;
• опишите процедуру экспертизы ценности электронных документов;
• укажите возможность перехода на электронные описи постоянного и временного хранения;
• укажите, как работать с электронными документами с отметкой ДМН и ЭПК;
• опишите по этапам процессы передачи электронных дел на архивное хранение и выделение электронных дел к уничтожению;
• выделите отдельным пунктом возможность использования электронных архивных документов сотрудниками организации и третьими лицами;
• зафиксируйте формы документов при передаче электронных документов на хранение или уничтожение.

Если электронный архив внедряется на региональном уровне, необходимо подготовить соответствующий проект регионального правового акта.

Какой вариант работы СХЭД выбрать

Архитектура работы с архивом может быть различной, здесь нужно учитывать:

• масштабы организации;
• политику безопасности;
• готовность к интеграции;
• количество электронных документов для долгосрочного хранения;
• предполагаемые варианты использования архивных документов;
• возможную частоту обращения к ним;
• количество пользователей, которым необходимо применять архивные документы в работе.

А теперь рассмотрим варианты архитектуры СХЭД.

Система хранения электронных документов как часть СЭД

Все архивные процессы протекают в рамках оперативной системы. Схематично это выглядит так:

У этого варианта есть свои плюсы и минусы:

СХЭД как отдельная система

При таком варианте архитектуры архивные процессы выстраиваются отдельно от основных процессов. В оперативной системе по итогам работы с каждым документом формируется контейнер. Контейнеры направляются в архивную систему. После подтверждения получения контейнера оперативная система удаляет содержимое документа, но оставляет его карточку и ссылку на документ в СХЭД:

Такой вариант архитектуры также предусматривает возможность разделения архивных процессов на две системы. Например, подготовка и согласование сдаточных описей будут проходить в СЭД, т. к. в ней участвуют делопроизводители. А вот работа со сводными описями и актами на уничтожение — в СХЭД, т. к. в этих процессах задействован архивариус.

Рассмотрим плюсы и минусы такого варианта архитектуры, когда СХЭД это отдельная система:

СХЭД разделена по функциям: архив — в СЭД, хранение — в отдельной базе

В этом варианте архитектуры все архивные процессы сосредоточены в оперативной системе. Передача контейнеров на хранение также протекает в оперативной системе. А вот хранятся контейнеры в архивной системе:

Этот вариант также имеет свои плюсы и минусы:

Из всех рассмотренных выше вариантов рекомендуем использовать СХЭД как отдельную систему. Несмотря на дороговизну архитектуры решения, этот вариант имеет ключевые преимущества: ваши документы в безопасности, процессы разделены, нагрузка на системы оптимизирована за счет выделения процессов архивного делопроизводства в другую систему.

Зачем нужно интегрироваться с ЦХЭД

Жизнь архивных документов определена сроками, предусматривающими временное или постоянное хранение. Государственный архив, согласно законодательству, принимает только документы постоянного срока хранения. В случае ликвидации организации в госархив передаются и документы по личному составу.

Электронной версией госархива федерального значения выступает ГИС «Платформа» ЦХЭД. Важно отметить, что пока нет нормативной базы по электронному хранению документов постоянного хранения, ЦХЭД используется для документов временного хранения.

ЦХЭД включает в себя две подсистемы:

• «Архив» — для формирования ЭАД, электронных дел, описей электронных дел и последующей передачи данных сведений в подсистему «ЦХЭД»;
• ЦХЭД — для автоматизации приема, учета, организации, хранения и использования ЭАД.

Если в СЭД уже формируются ЭАД, электронные дела, описи электронных дел, то данные сведения передаются напрямую в ЦХЭД, без подсистемы «Архив».

Процесс передачи сведений основан на МЭДО формата 2.7.1. Схема работы похожа на официальную переписку по МЭДО: система-источник комплектования ЭАД направляет пакет в систему-приемник. После получения данных система-приемник направляет квитанцию о получении.

Поскольку механизм МЭДО уже давно используется органами государственной власти и постепенно вводится в органах местного самоуправления через ГИС «ТОР СЭД», то взаимодействие с ЦХЭД не видится сложным.

Интегрироваться с ЦХЭД нужно для прохождения всех этапов работы с постоянными ЭАД, но поскольку законодательной базы нет, эта процедура на сегодняшний день, скорее, превентивна.

Чек-лист для госсектора: 11 шагов к успешному внедрению электронного архива

Допустим, вы подготовили проект актуальной инструкции по делопроизводству, где собрали основные требования к СХЭД, выбрали архитектуру решения, ориентируясь на потребности вашей организации. Кажется, что задача ясна, но до сих пор непонятна конечная цель внедрения архива, каковы границы требований, какой уровень автоматизации нужен на текущем этапе жизненного цикла организации.

Предлагаю ознакомиться со списком из 11 пунктов, которые помогут определить готовность к внедрению:

1. Выявите цели, которых вы хотите достичь, и требования, которые должны быть удовлетворены в первую очередь. Проконсультируйтесь с функциональным заказчиком, то есть с архивариусом или делопроизводителем, который отвечает за долговременный архив в организации.
2. «Москва не сразу строилась», так и при внедрении архива определите более и менее приоритетные процессы для реализации. В этом снова поможет функциональный заказчик. При выделении списка процессов следует учесть границы автоматизации каждого из них.

Например, вам важно, чтобы электронные документы передавались в государственный архив. Но этот процесс не будет запускаться в течение нескольких лет после введения электронного архива, так как документы передаются в госархив по истечении срока хранения в архиве организации. Как правило, это происходит через 5-10 лет при отборе документов с отметкой ЭПК. Поэтому реализация может устареть и потребовать дополнительной доработки. Эту задачу можно оставить на развитие. Более приоритетными процессами будут:

— работа с номенклатурой дел;
— проведение экспертизы ценности электронных документов;
— создание и согласование сдаточных описей;
— создание и согласование сводной описи временного хранения;
— работа с актами на уничтожение.

3. Определите основные справочники, которые вам нужны для автоматизации архивных процессов. Какие справочники будут основными, а какие вспомогательными. Если архитектура СХЭД предполагает реализацию в качестве отдельной системы, нужно определить синхронизацию справочников — она может быть односторонней или двухсторонней.
4. А что если СЭД не единственный источник формирования электронных документов? На этот вопрос нужно ответить как можно раньше и решить, нужна ли дополнительная интеграция с другими системами.
5. Ранее было отмечено, что в инструкции по делопроизводству должен быть описан процесс экспертизы ценности документов, который включает в себя отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения. Но одно дело написать, что должно быть, другое дело обеспечить реализацию данной функциональности. Это самый трудоемкий процесс в архивном делопроизводстве. А значит нужно создать удобное рабочее место с позиции UI/UX: чтения каждого документа в списке дел, поиска документов по реквизитам, устранения ошибок списания документов в несоответствующие дела, копирования дел, переноса документов в другие дела и прочие действия.
6. Позаботьтесь об обязательном переходе на электронную номенклатуру дел. Как можно раньше начните связывать документы с делами в СЭД. Можно автоматически помещать документ в дело, либо сделать поле «Дело» обязательным для заполнения при создании карточки документа.
7. Учтите работу с документами периодического исполнения и решите, как их списывать в дела. Здесь поможет разобраться делопроизводитель.
8. Как автоматизировать уничтожение документов? При переходе на электронный архив больше всего опасений вызывает именно этот вопрос. Архивариусы, привыкшие вести этот процесс на бумаге, могут обозначить риск случайного удаления важных документов. Не поддавайтесь панике. Совместно с архивариусом определите контрольные точки для проверки документов, предназначенных к уничтожению.
9. Нужно учесть и безопасность хранения и использования электронных документов. Ответьте на вопросы: какой способ хранения электронных документов лучше использовать в вашей организации? кому предоставить доступ на просмотр архивных документов? кто может запрашивать электронные архивные документы? нужен ли официальный запрос таких документов между организациями?
10. Подумайте об оцифровке бумажных документов. Взвесьте все за и против. С определенными видами документов эта мера может быть необходима, но в большинстве случаев она излишняя. Оцифровка проводится либо за счет персонала организации, либо за счет средств автоматизации, что в свою очередь несет дополнительные расходы.
11. Наконец, нужно подумать о ЦХЭД, а именно решить, как взаимодействовать с платформой. Если масштабы организации и объем электронных документов небольшие, то лучше перевести все архивные процессы в ЦХЭД, в подсистему «Архив». Если у вас крупная организация (или целая структура ведомств), и в ней выстроены сложные процессы, большой документопоток, то лучше реализовать отдельную СХЭД. Из СХЭД электронные архивные документы будут передаваться в ЦХЭД.

Теперь вы знаете, какие нюансы стоит учесть при внедрении электронного архива. Напоследок хочу посоветовать не откладывать на завтра то, что можете начать сегодня. Ведь процессы цифровизации архива запущены, чем раньше вы будете готовы к изменениям, тем легче пройдет для вас адаптационный период.