Порядок в документах и безупречная репутация: как внедрить СЭД и избежать саботажа

Компания ООО «ПТС» уже 18 лет занимается строительством промышленных зданий под производство, промысловых трубопроводов, обустраивает кусты нефтяных скважин, монтирует технологическое оборудование. Среди клиентов — крупнейшие российские нефтяные компании.

Электронной почты не достаточно

Помимо центрального офиса у «ПТС» есть подразделения в Волгоградской области, республике Коми и ХМАО. Поэтому в 2018 году руководство приняло решение, что бизнесу нужна СЭД: из-за распределенной структуры сотрудникам было сложно взаимодействовать по многим вопросам, например, согласовывать счета и бухгалтерскую «первичку» с руководством в головном офисе. Документами обменивались просто по электронной почте, поэтому часто возникали ошибки:

• один счет могли оплатить несколько раз;
• нарушались сроки оплаты счетов;
• терялись актуальные версии документов;
• пропущенные уведомления приводили к неустойкам и штрафам.

Главным для компании было ускорить процессы, упростить взаимодействие со всеми подразделениями, исключить потерю входящих документов, сократить время на поиск документов и снизить количество ошибок при согласовании документов, оплате счетов, заключении договоров.

Переход в цифровой формат

Выбор пал на систему Dirtectum Lite. В 2019 году компания перенесла в неё первый процесс — согласования входящих счетов. Главный инженер, как руководитель проекта внедрения, разработал регламенты и написал мини-инструкции для сотрудников по работе в СЭД. Затем он перенес в нее работу со служебными записками и заявками.

В 2020 году появилась необходимость работать удаленно, и в компании стали активно создавать задачи и выдавать поручения, перешло в цифровой формат согласование договоров. Для того, чтобы можно было ознакомиться с документом или задачей в любом месте в любое время, для сотрудников внедрили приложение Directum Jazz.

Слезы, угрозы, саботаж

Была только одна сложность — для некоторых сотрудников переход на электронное взаимодействие стал стрессом. В организации многие пользователи — рядовые сотрудники производства. Они привыкли работать определенным образом и не спешили менять привычный подход. Некоторые из них грозили увольнением или тем, что «поставят технику к забору».

Лейла Алекперова

руководитель проекта внедрения в компании ООО «ПТС»

«Мы прошли все стадии принятия: отрицание, гнев, торг, депрессия и собственно принятие. Сначала несколько сотрудников написали заявление на увольнение, и директор их даже подписал. Было важно проявить твердость и показать, что мы не вернемся к прежним процессам. Я проводила беседы, каждого выслушивала и объясняла причины перехода на Directum Lite. Показывала, как загрузить документы, как запустить согласование, учила и помогала. Руководитель выделял время на планерки, также выслушивал и объяснял свою точку зрения. В итоге день за днем, разговор за разговором эмоции утихали. Люди забирали заявления, начинали понимать и пользоваться новой программой».

Почему такое вообще произошло? Главная ошибка — на старте проекта сотрудникам не рассказали о причинах появления СЭД, не объяснили ценность системы для бизнеса и не подошли серьезно к процессу обучения.

Результат

Сейчас все привыкли, что могут с закрытыми глазами запускать любые задачи в Directum Lite. Некоторые признаются, что не представляют, как раньше работали на бумаге и их это устраивало. Благодаря активности пользователей, компания достигла отличных результатов:

• 75 сотрудников работают в системе;
• на 90% выросла исполнительская дисциплина;
• в 3 раза сократилось время передачи документа на исполнение;
• оцифрованы и оптимизированы процессы согласования документов;
• сотрудники видят, на каком этапе находится запущенный ими процесс;
• пользователям нравится взаимодействовать через постановку задач и выдачу поручений;
• у руководителя высвободилось время на другие важные задачи.

В ближайших планах запустить в промышленную эксплуатацию Directum Projects, чтобы оптимизировать управление региональным проектам.

А как происходило внедрение СЭД в вашей компании? С какими сложностями вы столкнулись?

Если у вас еще нет ПО для автоматизации процессов и организации электронного документооборота, расскажите, как вы решаете эти задачи? Есть ли сложности?