Потеряет ли электронный документ юридическую силу, если его распечатать?
Такой вопрос поступил в редакцию ECM-Journal. В ситуации разобралась Наталья Кучеренко, аналитик Directum.
— Если вы хотите распечатать электронный документ и при этом сохранить его юридическую силу, то придётся выполнить несколько требований.
Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле? Первое — если документ согласовали и подписали в системе электронного документооборота, то для дальнейших действий с ним в бумажной форме нужно также распечатать лист согласования. Он — неотъемлемая часть электронного документа и содержит информацию о том, когда именно его сформировали и в какой системе проводилось согласование. Этим действием мы соблюдаем п. 2.9 Правил делопроизводства.
Второе требование, которое также описано в Правилах, — распечатка электронных документов. Выполняется, если в дальнейшем нужно работать с ними как на бумажном носителе, должно быть утверждено в организации. Обычно это действие фиксируется в корпоративной инструкции по делопроизводству.
Третий момент описан в ГОСТ З 7.0.97-2016. Согласно этому стандарту, нужно учесть новый реквизит — отметку об электронной подписи. Она применяется для визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. При печати электронного документа элементы отметки должны быть читаемыми и отображаться в масштабе 1 к 1.
В п. 5.23 прописаны правила, как оформлять и где размещать этот реквизит:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи должна включать фразу «Документ подписан электронной подписью». Также в ней содержатся номер и срок действия сертификата ключа электронной подписи, ФИО владельца сертификата.
Кроме того, реквизит может включать изображение эмблемы или герба органа власти (организации) или товарного знака (знака обслуживания), что также описано в действующем законодательстве.
Похожие статьи
Комментарии 3
Электронный документ невозможно «распечатать» без потери юридической силы. Юридическая сила ЭД обеспечивается электронной подписью, которую можно проверить только средством электронной подписи (а оно на бумаге не работает). Единственный вариант — сделать заверенную копию ЭД. Проверяем средством ЭП действительность ЭП (на момент проверки), если все в порядке, то распечатываем (сохраняя все реквизиты) и заверяем в установленном порядке (штамп, дата, должность, ФИО, собственноручная подпись уполномоченного лица и т. п.). Все другие варианты «распечатки» — это незаверенные копии (с соответствующей условной юридической силой).
Как правильно отметил Вадим, при распечатывании документа создается простая копия, которую, при желании, можно заверить. Определённая правовая и доказательная сила у копии может быть, но она заведомо будет ниже чем у электронного подлинника, и будет зависеть от того, где и как копия будет использована, от способа заверения и т. п. Юридическая сила, она к тому же не «в натуре», а «чисто конкретно» — в зависимости от правоотношений; при разборе полётов с собственным сотрудником и незаверенная копия может «сыграть». — Особо стоит случай, когда создается дубликат: распечатанный (в течение разумного периода времени после появления на свет оригинала) документ подписывается при этом теми же лицами, которые подписали электронный подлинник. Тогда, если всё сделано правильно, правовая сила будет у «бумаги» такая же, как у электронного подлинника. — Отметка о наличии электронной подписи скорее создает лишние риски, чем усиливает доверие. В оригинале этой отметки нет, она не создается с помощью надёжных автоматических средств, её подделает даже ребёнок, проверить её нельзя никак и никакой заверяющей силы у неё нет и быть не может, — это просто информационный штампик.
Кстати, есть страны, где к штампикам о наличии УЭП относятся серьёзно (и на эту тему даже европейский стандарт есть) — их создают в автоматическом режиме на базе проверенной автоматом УЭП, и в них включается не та ерунда, которая предусмотрена российским законодательством, а сведения, действительно позволяющие удостовериться в полномочиях подписанта и проверить подпись и/или документ (например, гиперссылка на соответствующий реестр документов или сайт УЦ). И уж если ставить такие штампики, то поставить штампик о наличии простой электронной подписи сам бог велел! :)