Как с помощью СЭД/ECM-системы организовать электронный документооборот с удаленными подразделениями, филиалами?

Каждая развивающаяся компания стремится охватить как можно больший рынок, расширяя географию своего присутствия, открывая филиалы и подразделения в различных регионах. В таких условиях организация прозрачного и эффективного документооборота является одной из важных и непростых задач. Правильно выстроенная работа с документами в компаниях с территориально распределенной структурой позволит сократить «бумажную волокиту», сэкономить временные и трудовые ресурсы компании, увеличить скорость документооборота между филиалами и подразделениями.

Мы попросили экспертов дать рекомендации по организации электронного документооборота при работе с удаленными подразделениями. Ответ Антона Суханова, руководителя проектов внедрения DIRECTUM читайте ниже, ответ Анастасии Смолиной, руководителя проектов консалтингвой компании ФИНЭКС – следующим материалом.

Значительно упростить решение задачи оргнизации эффективного документооборота с удаленными прдразделениями позволит внедрение современной СЭД/ЕСМ-системы, которая будет иметь в своем арсенале различные инструменты и возможности для работы распределённой среде.

Наша компания, имея значительный опыт автоматизации документооборота в компаниях с холдинговой и распределенной структурой, предлагает следующие способы:

●   Терминальный доступ (удаленный рабочий стол, Microsoft RemoteApp, Citrix)

●   Веб-доступ

●   Мобильные приложения

●   Репликация

●   Службы взаимодействия систем (как пример, DICS)

Каждый из этих способов имеет свои особенности, преимущества и ограничения. Здесь я приведу лишь некоторые из них.

●    Терминальный доступ – наиболее простой и эффективный способ организации удаленной работы пользователей в режиме online. Однако он требует покупки дополнительного стороннего ПО, его настройки и администривания, выделения дополнительных серверных мощностей и повышает необходимость создания комплексной защиты сетевых ресурсов.

●    Используя веб-доступ можно организовать работу пользователей, компьютеры и ПО которых не соответствуют требованиям системы, при этом доступ к системе им нужен лишь для выполнения ограниченного количества небольших операций или получения нормативно-справочной информации.

●    По средствам мобильных приложений можно организовать доступ к системе сотрудников, имеющих разъездной характер работы, с целью оперативного получения информации по работе в системе, например, просмотр полученных документов, поручений и т.д.

●    Если необходимо организовать единое информационное пространство между головной организацией и филиалами, обеспечить доступ головной организации ко всей информации филиалов, но при этом между ними отсутствует постоянный канал связи, то в этом случае наиболее подходящим вариантом будет репликация. Но при этом на местах должны быть свои сервера с отдельной инсталляцией системы и персонал, их обслуживающий.

●    Службы взаимодействия систем позволяют выстроить сквозные процессы (например, согласование договора между дочерним обществом и управляющей компанией) и обмениваться информацией в рамках этих процессов между достаточно обособленными, крупными подразделениями, не требующими полного обмена информацией и не имеющими постоянного канала связи. Здесь, так же, как в случае репликации, в каждой организации будет свой сервер, но версии систем могут отличаться и иметь разную функциональность.

Различные варианты имеют свои особенности, преимущества и недостатки, и могут применяться в комбинациях. При выборе способа реализации нужно исходить от конкретной бизнес-задачи, организационных и технических особенностей. Большинство организаций в данной ситуации прибегают к помощи специалистов, которые помогут вам выбрать наиболее оптимальное решение.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"