Как убедить руководителя развивать ECM-систему

На текущий момент рынок ECM-систем все больше растет “вглубь”, во многих компаниях уже внедрена и активно используется какая-либо система документооборота. И, безусловно, пользователи, изучив систему и ее возможности, требуют не только постоянных улучшений для более удобной работы в системе, но и дополнительного функционала. При этом доработка текущих решений у руководства компании вопросов чаще всего не вызывает, так как является реакцией на непрерывное развитие компании, сопровождающееся изменениями. К тому же оптимизация существующего функционала позволяет внести требуемые улучшения в рамках зачастую сравнительно небольших бюджетов. Что же касается внедрения новых решений, то здесь вопросов будет много и потребуется “железная аргументация” необходимости и эффективности этих решений.

Подготовка к защите проекта

В первую очередь нужно определить будущего «владельца решения». При явной заинтересованности конечных пользователей системы в улучшении принимать решения о развитии системы и возможных изменениях бизнес-процессов и регламентов работы необходимо будет руководителю подразделения или выше. Это лицо станет так называемым «владельцем решения». Чтобы определить такое лицо на предприятии потребуется оценить:

●    какое лицо (подразделение) получит наибольшую выгоду от улучшений;

●    возможность влияния на предполагаемого владельца, в том числе с помощью активных пользователей, поддерживающих внедрение нового решения;

●    готовность будущего владельца решения к развитию системы в целом;

●    и, самое важное, его авторитет и степень влияния на руководство компании.

В идеальном случае выбранный сотрудник сможет лично добиться положительного решения неизбежно возникающих вопросов. Если же такой человек в компании не найден, с большой долей вероятности можно говорить о том, что решение руководства будет отрицательным.

Следующий шаг — подготовка материалов к защите проекта развития системы. Нужно уделить этому достаточно времени и сил — насколько понятна и убедительна будет защита, от этого зависит решение. Отнеситесь к этому как «продаже» внутреннему заказчику. Потребуется собрать отзывы, статистику по текущей ситуации (например, время согласования документа, время подготовки отчетов и т. п.). Определить характер возможных улучшений (качественные, количественные, в том числе временные) и показать степень улучшений, возможные показатели, которых можно достигнуть после внедрения решения.

Стоит помнить о том, что все экспертные оценки могут подвергаться сомнениям со стороны руководства. Для подкрепления позиции при подготовке прогнозируемых значений показателей будет полезно обратиться к экспертам и специалистам вендора ECM-системы.

Также обязательно нужно выделить “фишки” решения. “Фишки” должны быть предельно простыми в использовании и максимально полезными для пользователей, и в частности для руководства. Это может быть контроль исполнительской дисциплины, удобное предоставление отчетной информации за минимальное время, возможность постоянного мониторинга показателей выполнения работ на графиках, удаленная работа с мобильных устройств и другое.

При наличии ресурсов и времени желательно подготовить прототипы решения, реализованные в системе. Это позволит наглядно показать все преимущества нового решения.

Дополнительным плюсом при принятии решения о развитии системы является оценка и визуализация рисков, с которыми можно столкнуться при внедрении. Демонстрацию рисков необходимо сопроводить четкой последовательностью планируемых действий для их нивелирования. Это станет для руководства показателем степени подготовленности к внедрению.

Большим преимуществом станет наличие информации об успешных аналогичных проектах в других компаниях отрасли. Эти сведения всегда можно запросить у вендора системы, или можно изучить портфель проектов, представленных на официальном сайте компаний. Также можно запросить отзывы пользователей или организовать референс-визит в компанию, где аналогичное решение уже активно используется.

Проведение презентации, демонстрация прототипа

Несколько слов непосредственно о проведении защиты проекта. На этом совещании с руководством однозначно необходимо присутствие владельца решения. Желательно пригласить и активных пользователей. Их задачей станет активная поддержка предлагаемого решения.

Не стоит перегружать руководство излишней информацией, презентация должна быть краткой и яркой — максимум графики, минимум текста — и достаточно информативной для принятия решения. Существенным преимуществом станет небольшой, но яркий пример работы в системе — прототип, подготовленный заранее. Непосредственно на защиту проекта внедрения с демонстрацией лучше планировать не более 30 мин и порядка 30 мин на обсуждение и принятие решения.

Заранее никогда невозможно сказать, что именно “выстрелит”, какая информация будет необходима и достаточна руководству компании для принятия положительного решения. Возможно, будет достаточно веского “да” владельца решения, а иногда недостаточно и демонстрации работающего решения в другой компании. В последнем случае лучше отложить внедрение на некоторое время для поиска большего числа единомышленников либо ограничиться пилотным внедрением в одном-двух структурных подразделениях.