Операторы ЭДО и бухгалтерия на аутсорсинге. Вопросы и ответы.

Вопрос: Мы планируем передать на аутсорсинг некоторые задачи бухгалтерии. Например, хранение электронной первички. Какие задачи бухгалтерии может решить оператор ЭДО? Где заканчивается ответственность оператора за переданные электронные документы? В каких случаях мы можем обратиться к оператору за помощью?

Мария Николаевна, Нижний Новгород

Ответ: На ваши вопросы поможет ответить Приказ ФНС от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ (далее — Приказ). Раздел V Приказа определяет функции доверенных операторов. К ним, в частности, относятся: выполнение требований законодательства в области обмена электронными счетами-фактурами, обеспечение взаимодействия контрагентов (Покупатель, Продавец) при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, регистрация фактов обмена счетами-фактурами и т. д. Пункт 6.2 раздела VII «Ответственность доверенного оператора электронного документооборота» (ОЭД) устанавливает исключение оператора из Сети доверенных ОЭД в случае неисполнения им функций, указанных в разделе V Приказа.

Приказ содержит определение ОЭД, из которого следует, что основной задачей оператора является организация электронного документооборота счетов-фактур с обеспечением их юридической силой.

Операторы ЭДО предлагают сервисы обмена, которые способны отправлять и получать любые виды документов, в том числе и первичные бухгалтерские с обеспечением их юридической силой, а не только счета-фактуры.

Ответственность оператора, в первую очередь, определяется договором, который заключают оператор и клиент в каждом отдельном случае. Например, если в договоре прописано, что хранение документов осуществляет оператор, следовательно, и ответственность за эти документы ложится на его плечи. В противном случае за хранение документов ответственность несет компания.

В сервисах обмена можно обмениваться любыми видами документов. Помимо этого, операторы ЭДО предлагают ряд дополнительных услуг: консалтинг в области электронного обмена, исследование внутренних процессов при внедрении сервиса обмена, в том числе и хранение переданных документов. Подобные условия обговариваются индивидуально с каждым клиентом и обязательно прописываются в договоре.

Если вы уже подключены к оператору, уточните, какие дополнительные услуги он может предложить вашей компании. В противном случае, при выборе оператора учитывайте данный факт.

Вопрос: Наша компания использует ЭДО, но бухгалтерия контрагента находится на аутсорсе. Есть ли возможность подключить его к ЭДО?

Александр

Ответ: Такая возможность есть. Более того, если вашему контрагенту услуги удаленной бухгалтерии предоставляет консалтинговая организация, заботящаяся о своем имидже, то, скорее всего, она уже подключена к ЭДО. Если же удаленный бухгалтер все еще работает с бумажными документами, то подключить партнера можно. Только нужно учесть, кто подписывает документы:

● если бухгалтер имеет доверенность на право подписания первичных документов от имени организации, то сертификат электронной подписи оформляется на имя бухгалтера;

● если документы подписывает руководитель организации, то сертификат ЭП оформляется на него, а бухгалтерии предоставляется доступ к сервису оператора ЭДО для подготовки электронных документов к отправке и/или учета входящих документов. Так, при подготовке исходящих документов удаленная бухгалтерия будет создавать электронные документы, а руководитель организации — подписывать их. Входящие документы руководитель может подписывать после согласования бухгалтером.

Вам остается определиться — какой вариант будет наиболее удобен. При этом нельзя забывать, что по нормам ФЗ-63 «Об электронной подписи», передача сертификата электронной подписи второму лицу недопустима.

В любом случае оператор ЭДО готов способствовать в подключении вашего партнера к электронному обмену. От вас требуется лишь передать оператору ЭДО контакты вашего партнера и его бухгалтерии.