Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД
Наиболее часто встречающийся перечень проблем переноса бумажного ДО в ЭДО при взаимодействии с заказчиком
Периодически, наша команда по внедрению, сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы "как есть" и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:
- Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
- Перечень сотрудников, визирующих документ "плавает" в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
- Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
- Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
- Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
- Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;
Проблема переноса бумажного документа "как есть" в ЭДО:
- Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
- С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
- Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
- Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.
Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции (рис.1).
Рис.1 Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП
Как видно из рис. 1, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД.
Комментарии 18
Интересно совмещены процесс и блоки документа. Наглядно.
Один из немногих "профильных" и злободневных материалов. Евгений, спасибо за интересный рассказ!
Сложные схемы согласования даже не самых важных документов - "особенность" российских организаций. В недалеком прошлом и, может, даже и сейчас, организации могли себе позволить такие дорогие бизнес-процессы. Кризис - не кризис, но современные бизнес однзначно условия становятся сложнее. Не думаете ли Вы, что когда организации будут все сильнее стараться экономить, бизнес-процессы будут упрощаться? Приходилось ли Вам в недавней практике значимо оптимизировать и упрощать бизнес-процессы? Или пока все "по-старому"?
Сергей, для экономии необходима мотивация, которой у большинства компаний (средний и малый бизнес, крупный не рассматривался) либо нет, либо имеет сугубо материальный аспект. С точки зрения компании, упрощать процесс - это минимизировать расходы, а не оптимизировать их или рационально использовать ресурсы. В нашей практики, выдвигаемые нами предложения по экономии ресурсов, встречали сильное сопротивление, т.к. сам бизнес организован с позиции "ручного" управления и идея упрощать БП вызывает страх потери управляемости процессами. Как не печально, но не многие готовы переделывать "работающие" процессы в их эффективные и более простые аналоги.
Опыт оптимизации и упрощения был, но эффективность такой работы с позиции всей организации очень спорный вопрос. Например, оптимизация движения ДО между сотрудниками и руководством одного подразделения внутри холдинга привело к существенному увеличению их эффективность как структурной единицы, но т.к. выходы и входы остались прежними, все осталось "по старому". Стоит еще отметить, что многие проблемы оптимизации сидят в головах тех, кто является непосредственными участниками БП, а это уже другая история.
Виктор, полностью с вами согласен насчет ваших ощущений, но мы живем в России. С точки зрения ДО - это фиктивное упрощение, т.к. выбивает из структуры документооборота связующий документ. Т.е. на выходе мы получаем фрагментацию БП (хотя в статье есть заявление об упрощение ДО с бухгалтерией) без адекватной программы по упрощению всей процедуры. Я думаю, что структура командировочных будет просто перенесена в служебную записку по принципу "Зачем отменять старое, если оно работало". У нас почему-то любя отменять, но не системно созидать.
Не вполне так. Офтоп, но расскажу ).
Командировочное удостоверение (как и многое из делопроизводства, кстати) нам принесла Золтая Орда. Тогда эта бумажка называлась "ярлык", вот ее первый текст - "Сию грамоту видящи и слышащи от попов и черньцов ни дани, ни иного чего не хотят ни возмут баскацы, княжи писцы, поплужники, таможници, а возмут ине по велицеи язе извиняться и умруть". В общем она давала право на проезд через земли Орды. Разумеется, эта бумажка (с незначительными вариациями и подвидами) успешно работала и в царское, и имперское и советское время. Всегда были крепостные, военные, институт прописки и т.д.
Перешла она и в современную Россию. У нас много такого странного, типа Ленина в мавзолее ). Но как и много другое приняла исключительно финансовый смысл - это документ бухгалтерской отчетности. Так подтверждались расходы на командировку.
И вам привет ). Вы сделали большое дело - убрали последний интернет ресурс, которыми я пользуюсь, где не поднималась тема Украины. Теперь мы достигли дзена ).
Потому что это нарушение правил ресурса - упоминание какой-либо конкретной системы. На самом деле правило не совсем верное. Ресурс пытались сделать максимально не ангажированным владельцу (Directum) и максимально свободным от рекламы. В результате несколько перестарались, имхо, и сейчас все авторы всячески стараются избегать любых упоминаний конкретных систем.
Ну и, откровенно говоря, кроме Directum, на EJ практически никто и не представлен. Редкие комментарии (а уж тем более статьи) от независимых специалистов или представителей других поставщиков - это скорее исключение :(
Упоминание не запрещено. Запрещена реклама. См. http://www.ecm-journal.ru/special/1627207.aspx
И те, в большинстве своём, оказываются бывшими сотрудниками DIRECTUM.
Почему я спросил про оптимизацию бизнес-процессов? Просто увидел несколько схем БП согласования документов в "не совсем российских" организациях. Они достаточно просты. Тогда как в вертикальных российских холдингах они могут быть чудовищно сложными и многоэтапными. Причины, на мой взгляд, часто политические, как, например:
ИМХО, для того, чтобы БП можно было бы упростить, нужны какие-то драйверы, не всегда позитивные для компании:
Понравилась Ваша мысль о привнесении "программерского" подхода к работе с документами. Вопрос, на мой взгляд, в том, хватит ли сил внедряющей СЭД (ECM) компании продать и "программерскую" бизнес-культуру? Сможет ли она "огичить" (от слова гик) компании, привыкшие к другой культуре?
Проводить аналогии между КУ и ярлыком не корректно. Ярлык – суть повеление великого хана. Т.е. фактически нормативно-правовой акт высшей инстанции (в отличие от указов и грамот). Таким образом, если проводить аналогии с современными российскими понятиями – то уровень федерального закона или Указа президента. Продолжая юридические сопоставления источников права: аналогом конституции можно, наверное, считать Коран, а федеральные конституционные законы и решения конституционного суда – фетва.
Ну а нормативные акты на Руси существовали и до монголо-татарского ига. Тут наши князья старались унаследовать элементы византийской традиции. Так что искать в этой части «наследство» Золотой орды в традиции российского делопроизводства – излишне.
КУ это скорее развитие «подорожной грамоты» (исходно давала право пользоваться услугами почтовых станций для смены лошадей), тем более что еще в недалекие времена СССР фактически только командировочные имели шанс купить в день вылета авиабилеты или без месячной брони поселиться в гостинице – по специальной брони для командированных сотрудников.
А по сути отмены КУ – как всегда наше государство «облегчая» документооборот создает кучу проблем. Одна из главных – КУ с отметками «принимающей» стороны служили ясным подтверждением, что поездка осуществлялась работником «в рабочих» целях и расходы на нее могут быть отнесены на себестоимость продукции (услуг) и снижали налогооблагаемую базу. Сейчас же формируется лазейка для того, чтобы часть «личных» затрат сотрудников (отпуск, например) «оформить» как рабочую поездку и эти деньги отнести на себестоимость, вместо того, чтобы платить с них НДФЛ и социальные отчисления. Как будет себя вести себя при проверках налоговая – пока даже предсказать не берусь.
Кроме того, институт «регистрации» никто не отменял. И если ранее – выезжая в другой город на неделю-две где в рамках длительного проекта (или работающего филиала) снимается квартира мне не было необходимости оформлять «временную регистрацию» - при любой проверке достаточно было предъявить КУ, то сейчас – по закону – если командировка более 3-х дней и живу не в гостинице – это требование придется соблюдать. И если по всей России проблем с этим не было, то в Москве без московской прописки находится в командировке становиться небезопасно. Возможно, преувеличиваю, но как то так …
За что купил, зато продал. Я не историк, но вот такие обороты постоянно встречаю: "...Первую поездку он совершил в 1354 году, еще не будучи официально поставленным на митрополию Константинопольским Патриархом. Он получил на свое имя ярлык – подорожную грамоту на проезд через Золотую Орду в Константинополь.". Передачка на Эхе была, найти теперь не могу, там мудрая женщина обстоятельно поясняла данный вопрос...
Ясно, что ярлык как термин имеет более широкое трактование. Многие языки не стремятся к однозначным терминам (как русский) и смысл зависит от контекста или даже коннотации.
Ну да бог с ним, кто там, Орда или Византия принесла эту хреновину. Главное что ее отменили. Для меня это реально радость и оправдание всего кризиса. Каждое утро я встречаю с надеждой, что жесткие внешние условия сметут всю эту бессмысленность и зарегулированность. Мечтать то невредно ).
Нет никаких проблем, Дмитрий. Вот тебе комментарий аж Российской газеты:
Сегодня командировочные удостоверения по форме N Т-10 используются при служебных поездках по России. Это исключительно российское изобретение - аналог командировочного удостоверения в международной практике отсутствует, пояснила эксперт.
Итого вывод - в развитых странах нет этой хрени, и как то живут. Мучаются, наверное...
Это я к чему. Мы (что вендоры, что интеграторы, что многие заказчики по части СЭД) упираемся и навязываем друг-другу канцелярию, навороченные процессы, нелепые регламенты, дорогие и нелепые проекты без экономического смысла. Почему так вышло - уже и не важно. Важно, что кризис ударит по заказчикам (а госов так лучше и убил бы), и все станут задаваться только одним вопросом - "а сколько денег мне это принесет"? И вот если не перестроиться, и, например, искать что-то хорошее в КУ, то ничего хорошего не выйдет.
Хотя это Россия, тут всякое бывает.
Виктор, я полностью поддерживаю отмену КУ (да и институт регистрации, если на то пошло). Свобода передвижения, свобода бизнеса тратить деньги как он считает эффективно, а не так как ему разрешает тратить налоговая ... Другой вопрос, что это опять точечное решение, которое произведено без учета контекста того, что эти КУ окружает. У меня предчувствие, что в результате отмены КУ появится куча разъяснительных писем ФНС, судебной практики, рекомендаций и в результате для подтверждения факта и обоснованности ком.расходов придется формировать гораздо большую стопку бумажек, чем КУ (кстати, с загран.команидровками именно так и происходит). "Им бы понедельники взять и отменить, вроде не бездельники и могли бы жить" - вместо последовательного и комплексного снижения регламентирования бизнеса и упрощения в т.ч. налогового администрирования решили "запретить" одну бумажку. И теперь все радостно ожидают экономического эффекта. "Хотя, это - Россия, тут всякое бывает".
По поводу истории - я ведь тоже не историк. Математик (точнее - механик) по диплому. Просто изучение различных трактовок тех или иных исторических событий в угоду политической конъюнктуре очень интересное занятие. А одна из таких тем - историографические оценки взаимоотношений Орды и русских княжеств. Со времен прочтения "От Руси до России" Гумилева эта тема интересна. Да и ярлык, как "элемент системы ДОУ" - можно сказать к сфере уже профессиональных интересов уже относится. Если интересно - есть неплохая аналитическая статься "Ярлыки ханов Золотой Орды как источник права и как источник по истории права" - автор Почекаев Р.Ю. - довольно неплохо структурировано. Посмотреть можно тут.
Действительно неплохая, спс.