Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Кейс компании ДКС

АО «Диэлектрические кабельные системы» — крупнейший производитель кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе, с развитой сетью региональных представительств и дистрибьюторов.

Характеристики проекта:

Сроки

Начало использования системы DIRECTUM – 2012 год.

Переход на электронный документооборот внутри группы компаний – 2016 год.

Подключение к межкорпоративному документообороту внешних контрагентов – 2017 год.

Задачи

  1. Обеспечить электронный юридически значимый документооборот между 5 юридическими лицами ГК ДКС и внешними контрагентами.
  2. Привести к единому виду процессы согласования, подписания и регистрации бумажных и электронных финансово-учетных документов в единой системе.
  3. 3. Организовать электронный архив финансово-учетных документов внутри компании.

Используемые продукты

DIRECTUM, Диадок, 1С, SAP

В 2015 г. Руководство компании ДКС решило перевести первичные финансовые документы в электронный вид внутри группы компаний. Поскольку компания уже использует систему DIRECTUM (модули Канцелярия и Управление договорами), то автоматизация первичных финансовых документов выполнялась на той же платформе.

Работы проходили в два этапа. На первом специалисты компании Акелон запустили электронный документооборот между организациями, которые входят в группу ДКС. На втором ГК ДКС подключили к обмену внешних контрагентов.

Решение

Для автоматизации документооборота было разработано комплексное решение, которое поддерживает работу как с документами на бумажном носителе, так и в электронном виде. За основу решения был взят модуль DIRECTUM «Электронный архив финансовых документов».

Все документы, вне зависимости бумажные они или электронные, двигаются внутри организации в электронном виде. Затем сохраняются в электронном архиве. Отличаются только процедуры получения и отправки документов.

Документы поступают от контрагентов либо на бумаге, либо в электронном виде через оператора Диадок.

  • Все бумажные документы поступают в Центр обработки документов – подразделение ответственное за обработку всех документов. Оператор наклеивает на документы специальный штрих-код, сканирует и заносит документ в систему DIRECTUM. Бумажный оригинал помещается в архивную папку, а внутри компании документ двигается теперь только в электроном виде.
  • Если документ поступает через сервис обмена Диадок, то в систему DIRECTUM он передается автоматически.

В системе DIRECTUM все поступившие документы сначала проходят проверку комплектности, затем подписываются, а после попадают в бухгалтерию для учета. Сотрудник бухгалтерии выгружает документы из DIRECTUM в учетную систему (SAP или 1С). Это экономит время и позволяет избежать ошибок ввода данных.

Исходящие документы, которые предприятия ГК ДКС отправляет в адрес контрагента, создаются в учетной системе (SAP или 1С) и автоматически выгружаются в систему DIRECTUM. При этом все документы уже имеют присвоенный штрих-код.

Ответственные лица согласовывают и подписывают документы в электронном виде. Определение сотрудников компании, которые выполняют эти операции, будет зависеть от множества параметров: организации-отправителя, контрагента, видов вложенных документов. Система DIRECTUM автоматически определяет маршрут движения комплекта документов по заложенным правилам.

Процедура отправки зависит от контрагента:

  • Если с контрагентом электронный обмен еще не налажен, то документы распечатываются и отправляются почтой или курьером. После отправки бумажного экземпляра система DIRECTUM напоминает ответственному сотруднику, чтобы он проконтролировал возврат оригинала. Возвращаемые контрагентом экземпляры попадают в Центр обработки. Документ сканируется и по считанному штрих-коду автоматически заносится в систему DIRECTUM.
  • Если контрагент работает через сервис обмена Диадок, то отправка ему документов происходит автоматически после подписания. Результат рассмотрения контрагентом загружается в DIRECTUM и в учетной системе проставляется отметка.

Помимо основных процессов документооборота первичных документов автоматизированы процедуры корректировок и аннулирования.

Результаты

В ноябре 2016 г. систему запустили в опытно-промышленную эксплуатацию и начал работу Центр обработки документов. Компания сразу заметила позитивные изменения: сократились потери документов, сократилось время обработки документов в компании, сотрудники перестали носить документы между кабинетами и площадками.

В 2017 ГК ДКС совместно с специалистами Акелон успешно обновили систему в связи с изменением законодательства: поменялись электронные форматы первичных документов, был внедрен формат универсального передаточного документа.

На текущий момент (август 2017 года) через систему DIRECTUM было обработано 240 тысяч первичных документов, из них более 50 тысяч в электронном виде с использованием оператора обмена.

Полностью в электронном виде происходит обмен между всеми юридическими лицами ГК ДКС, а также с 38 внешними контрагентами. Еще 56 контрагентов находятся на стадии подписания соглашения об электронном обмене.